Besoin d’un traiteur ? Commencez par définir précisément votre besoin

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Vous êtes une entreprise avec un projet festif ? Vous souhaitez remercier vos collaborateurs, vos clients et leur offrir un cocktail déjeunatoire ou dînatoire de qualité et ne savez à qui vous adresser pour être sûr de la réussite totale de votre projet ?

Comment réussir à coup sûr sa fête d’inauguration ? Sa cérémonie des vœux ? Ou le lancement de son dernier produit marketing ? 

Avec en fil rouge cet exemple d’Arcanes, société de conseil et intégrateur de l’ERP Sage X3 basée à Marseille, vous allez suivre pas à pas ce beau projet, de sa conception à son aboutissement pour une réussite assurée !

Besoin d’un traiteur ? Commencez par définir précisément votre besoin

Tout a commencé le 16 juillet 2019 : la société Arcane nous sollicite en nous laissant un message sur la page « Contact » du site internet La Maison d’Eric nous demandant un devis pour 70 à 100 personnes pour un cocktail de bienvenue le 17 octobre à 17h puis un buffet dinatoire à partir de 19h.

Voici les questions à se poser avant toute demande de devis :

Que voulez-vous organiser ? 

Vous pensez qu’un repas est un repas mais savez-vous qu’il y a une cinquantaine de mots de la langue française pour qualifier précisément ce moment de partage ?

Un cocktail d’entreprise n’est pas un symposium. Une soirée presse n’est pas un pot de départ à la retraite. Un congrès n’est pas un mariage, etc.

Pour le cas d’Arcanes, l’entreprise souhaitait d’abord un cocktail de bienvenue ce qui sous entend de recevoir les clients avec une boisson apéritive (comme du champagne, du punch…) et quelques pièces cocktail (5 ou 6 bouchées salées).

Le buffet dinatoire quant à lui signifie que le client souhaite un repas debout, composé d’une douzaine de pièces salées (bouchées ou verrines) et de quelques pièces sucrées. Il peut y avoir une animation chaude (plat chaud), du fromage, un plateau de charcuterie. Le menu précis est à convenir dans un second temps.

Quel lieu choisir ?

Arcanes souhaitait organiser l’inauguration de son siège social : le cocktail et le buffet dinatoire devaient donc prendre place dans les nouveaux locaux de l’entreprise au 10-4 rue Léon Paulet 13008 Marseille.

Parfois vous pouvez hésiter entre plusieurs lieux. Ou ne pas savoir où aller car votre première idée n’est pas disponible à la date choisie. La Maison d’Eric pratique depuis 15 son activité de traiteur à Marseille et connaît de nombreux lieux de réception à Marseille ou à Aix-en-Provence. Selon vos souhaits et votre budget, nous pouvons vous conseiller des lieux adaptés à votre demande.

Il peut s’avérer très utile de mentionner à cette étape (ou à la suivante) s’il est facile de stationner aux abords du lieu, s’il y a un parking disposant de prises pour les camions réfrigérés du traiteur. S’il y a un ascenseur ou des étages à monter à pied, si le lieu dispose d’un office traiteur, de tables pour dresser en amont le buffet, etc.

A l’approche des beaux jours, on peut également souhaiter, si le lieu le permet, dresser le buffet en extérieur. Avez-vous prévu une solution de repli en cas de pluie / grand vent / fraîcheur ?

Quel(s) jour(s), heure(s) souhaitée(s)

Parfois vous pouvez hésiter encore entre plusieurs dates. C’est important de nous le mentionner. L’agenda d’un traiteur peut à certaines périodes de l’année se remplir très vite, il est important de pouvoir réserver au plus tôt la date définitive de l'événement.

L’heure de la manifestation nous renseigne sur l’offre adaptée à vous proposer. Sucrée pour des pauses en journée, offres complètes pour un repas, cheese and wine à 18h…

Combien de convives sont attendus ?

Une fourchette large est tout à fait acceptable là cette étape de préparation du devis, comme ici dans le cas d’Arcanes qui mentionne entre 70 et 100 personnes. Ce jour-là, ils furent finalement 120 convives.

La Maison d’Eric traiteur accepte de grandes variations de convives (jusqu’à +/- 20% à 48h de l’événement) Passé ce délais, nous faisons notre meilleur effort pour vous combler mais ne pouvons vous garantir les quantités souhaitées. Nous vous tenons informé en temps réel de ce que nous pouvons faire pour vous satisfaire au mieux.

Le saviez-vous ? Tout est fait le jour-même à la Maison d’Eric, avec des produits frais, de saison, en provenance de circuits courts ou issus de l’Agriculture Biologique. Quand d’autres traiteurs décongèlent des pièces industrielles au dernier moment, nous prenons à coeur de réaliser nous-même chaque pièce de votre menu pour vous garantir une excellente qualité gustative, et ce, jusqu’à 500 personnes.

Quelle formule choisir ?

Repas assis ou debout ? Cocktail avec amuse-bouche et petits canapés ou buffet campagnard ? 

Combien de pièces salées ou sucrées prévoir ? La maison d’Eric a une grande expérience et connaît parfaitement les quantités à prévoir pour chaque occasion. Faites-nous confiance, vous ne serez pas déçu ! 

A titre d’exemple, nous prévoyons pour un buffet classique entre 9 et 12 pièces salées et 3 ou 4 pièces sucrées. L'anchoïade et ses petits légumes compte pour une pièce salée, ainsi que le fromage. Sauf demande particulière, nous proposons toujours un équilibre entre verrines et bouchées, pièces à base de viande (avec ou sans porc), de poisson, des feuilletés et des pièces végans ou végétariennes.

Un étiquetage soigné permet à tout un chacun de savoir ce qu’il mange, pour une satisfaction de tous les convives.

Dans le cas d’Arcanes, un grand gâteau d’anniversaire (trianon au chocolat) était prévu. Aussi nous avons proposé en dessert 3 pièces sucrées légères à base de fruits frais. S’il y a des enfants, un “must have” est le Candy Bar : un buffet de douceurs appréciés des petits et grands !

Quelle « ambiance » vous ferait plaisir ?

Dans le cadre professionnel, la demande est souvent “classique chic”, avec nappage blanc et verrerie. Surtout si le cocktail a lieu pendant la pause méridienne. Pour un dîner, vous pouvez optez pour une ambiance plus cosy avec des accessoires lumineux et tactiles comme les sabliers de la soirée Arcanes ! Nous aimons décorer nos centres ou chemins de tables de fleurs naturelles ou plantes grasses. Vous apprécierez les notes d'originalité de la maison d’Eric, toujours en harmonie avec la tonalité de votre événement.

Il vous est bien évidemment possible de nous préciser l’ambiance que vous souhaitez. S’il s’agit d’un mariage champêtre, notre proposition culinaire répondra à votre souhait et la décoration sera choisie avec vous pour vous enchanter le jour J.

Options possibles

Pour la soirée d’inauguration d’Arcanes, les journalistes de la Provence étaient conviés ainsi que l’adjoint au maire et des institutionnels. L’offre traiteur devait être de haut niveau, adapté à l’événement de l’entreprise.

Faut-il prendre l’option serveur ? La verrerie et la nappage en tissus ? Tout dépend du caractère que vous souhaitez donner à votre manifestation et au budget consacré.

On compte généralement 1 serveur pour 40 convives lors d’un cocktail. Un ou plusieurs serveurs s’occupent de servir les boissons, et d’autres serveurs passent en salle avec des plateaux garnis. Plus le nombre de serveur est élevé, plus vous montez en qualité de réception. 

Pour ce qui est du choix des contenants, sachez que la Maison d’Eric est engagée dans une démarche environnementale RSE (Responsabilité Sociétale des Entreprises). Nous cherchons à réduire l’utilisation de vaisselle à usage unique et avons supprimé les contenants en matière plastique au profit de la pulpe de canne à sucre, du bois, du bambou ou de la vaisselle durable (verrerie, porcelaine…). 

Voici l’avis d’Acanes suite à la soirée d’inauguration de leur nouveaux locaux en date du 17 octobre 2019 :

« Traiteur raffiné qui a su nous proposer une prestation de grande qualité pour notre soirée d'inauguration. Nos invités ont été séduits par des pièces originales et riches en saveurs, accompagnées pour certaines de fleurs comestibles qui apportent une touche de couleur et qui relèvent agréablement le goût. Le chef travaille avec des producteurs locaux et propose une cuisine authentique de très grande qualité. Le service est aussi au rendez-vous grâce à une équipe de maîtres d’hôtels et de serveurs avenants. A recommander sans hésiter pour vos événements professionnels sur Marseille. »